Mittlerweile setzen immer mehr Unternehmen auf WhatsApp als Marketingkanal. Auch für Coaches und Therapeut:innen ist das super spannend, denn wo erreicht man Interessenten persönlicher und direkter als in WhatsApp?
Doch sobald WhatsApp geschäftlich genutzt wird, kommen in Europa vergleichsweise strenge Datenschutzregeln ins Spiel.
Vor allem in sensiblen Branchen wie Coaching oder Therapie ist Vertrauen das A und O und Fehler beim Thema DSGVO können nicht nur dieses Vertrauen zerstören, sondern auch schnell sehr teuer werden.
Deshalb lohnt es sich für dich, hier wirklich ganz genau hinzuschauen und von vornherein alles datenschutzkonform aufzusetzen.
In diesem Artikel erfährst du, warum WhatsApp auch in der Business-Version für den professionellen Einsatz im Coaching- und Therapiebereich leider nicht ausreicht und was genau du tun kannst, um es dennoch rechtlich sicher in dein Marketing sowie in die Kommunikation mit Interessenten und Klienten zu integrieren.
Inhalt
Warum du als Coach oder Therapeut WhatsApp nicht einfach so geschäftlich nutzen darfst
Vielleicht denkst du: „Ich schreib ja nur ein paar Nachrichten…“
Das Problem ist: Selbst wenn du mit deinen Klient:innen ganz normal per WhatsApp kommunizierst, verarbeitet die App im Hintergrund mehr Daten, als dir lieb ist. Dazu gehören:
- Metadaten (z. B. Uhrzeiten, IP-Adressen, Gerätetyp)
- Kontaktabgleiche
- Informationen über die Accounts deiner Klienten
- Unverschlüsselte Backups
- … und mehr.
Und genau das ist nach DSGVO problematisch. Vor allem, weil du über die normalen Apps keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit WhatsApp (bzw. Meta) abschließen kannst.
Kurz gesagt: Die WhatsApp-App (auch die Business-Version) ist nicht DSGVO-konform, wenn du sie im deutschsprachigen Raum für dein Business nutzt.
Die datenschutzsichere Lösung: WhatsApp Business API
Wenn du WhatsApp wirklich professionell und datenschutzgerecht nutzen willst, brauchst du die offizielle WhatsApp Business API. Am besten über Um WhatsApp rechtssicher im Coaching- oder Therapiebereich zu nutzen, brauchst du einen offiziellen Business Solution Provider. Einer der bekanntesten Anbieter ist 360dialog. Er stellt die direkte Verbindung zu WhatsApp her und sorgt dafür, dass deine Kommunikation über zertifizierte und DSGVO-konforme Server läuft.
Damit du dich nicht mit der technischen Schnittstelle beschäftigen musst, kannst du zusätzlich ein Tool wie ManyChat verwenden. ManyChat baut auf 360dialog auf. Das bedeutet: 360dialog stellt die technische Verbindung bereit, während du in ManyChat eine einfache Oberfläche bekommst, in der du Vorlagen auswählst, Opt-ins dokumentierst und deine Nachrichten automatisierst.
So hast du beides: eine sichere, offizielle Anbindung und gleichzeitig eine benutzerfreundliche Lösung, die im Alltag leicht zu bedienen ist.
Um WhatsApp als Marketingkanal über ManyChat nutzen zu können benötigst du einen Pro Account. Die Kosten hierfür belaufen sich auf 15 € monatlich.
Über diesen Link bekommst du den ersten Monat ManyChat Pro geschenkt und kannst es kostenlos ausprobieren: Zu Manychat
Hinweis: Die Seite zeigt dir möglicherweise zuerst „Instagram“ – aber du bekommst Zugriff auf alle Funktionen, inklusive WhatsApp-Automationen, Facebook Messenger und E-Mail-Flows.
Brauche ich ein Opt-in (Einwilligung)?
Ja – unbedingt.
Sobald du Nachrichten über WhatsApp verschickst, die nicht auf eine vorherige Nachricht antworten, brauchst du eine Einwilligung. Das gilt vor allem für:
- Newsletter
- Kampagnen
- Termin-Erinnerungen
- oder jedes andere „Push“-Marketing
Damit du auf der sicheren Seite bist, sollte das Opt-in…
- freiwillig & eindeutig erfolgen
- klar machen, wer schreibt und was kommt
- eine Abmeldung jederzeit ermöglichen (z. B. mit „Stopp“ im Chat)
💡 Tipp: Du kannst das Opt-in auf unterschiedliche Arten einsammeln:
z. B. über einen Button auf deiner Website, ein Lead-Formular, eine Click-to-WhatsApp-Anzeige oder direkt innerhalb eines automatisierten WhatsApp-Flows.
Wie so ein Opt-in-Flow konkret aussehen kann, zeige ich dir im E-Book
„WhatsApp-Marketing für Coaches und Therapeut:innen“.
Wie funktioniert das mit den Message Templates?
Wenn du außerhalb des sogenannten 24-Stunden-Fensters (nach der letzten Nachricht deines Kontakts) schreiben willst, musst du eine offizielle Nachrichtenvorlage ein sogenanntes „Message Template“ verwenden.
Diese Vorlagen müssen von WhatsApp genehmigt werden, sie dürfen nur genutzt werden, wenn ein gültiges Opt-in vorliegt, und für jeden Versand fällt eine kleine Gebühr an, die je nach Land bis zu 16 US-Cent betragen kann.
Du kannst solche Message Templates ganz einfach in deinem WhatsApp-Tool (z. B. ManyChat) anlegen und sie für Willkommensnachrichten, Terminbestätigungen oder ganze Newsletter-Serien nutzen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du deinen ersten WhatsApp-Newsletter erstellst, findest du hier: WhatsApp-Newletter erstellen in 5 Schritten
Fazit
WhatsApp ist ein großartiger Marketingkanal für Coaches und Therapeut:innen – wenn du ihn richtig nutzt.
Mit der Business API, einem professionellen Tool wie ManyChat und einem sauber eingeholten Opt-in kannst du WhatsApp datenschutzkonform in die Kommunikation mit deinen Klienten integrieren.
Und das lohnt sich, denn während viele im E-Mail-Marketing mit Öffnungsraten unter 30 % kämpfen, liegt WhatsApp im Schnitt bei über 90 % und das meist innerhalb der ersten Stunde.
Mit WhatsApp erreichst du deine Wunschklienten direkt auf dem Sperrbildschirm ihres Smartphones, ohne Spamfilter und ohne dass deine Nachricht zwischen haufenweise anderer E-Mails einfach untergeht.
Du brauchst keinen komplizierten Funnel und auch keine große Reichweite auf Social Media. Ein klarer, automatisierter WhatsApp-Flow reicht oft schon, um Vertrauen aufzubauen, erste Gespräche in Gang zu bringen und regelmäßig neue Klienten zu gewinnen.
Wenn du das einmal richtig aufsetzt, läuft anschließend vieles automatisiert im Hintergrund, während du dich voll und ganz auf die Arbeit mit deinen Klienten konzentrieren kannst.
Du willst eine erprobte Schritt-für-Schritt-Anleitung?
Dann hol dir jetzt mein E-Book „WhatsApp-Marketing für Coaches & Therapeut:innen“ und lerne noch heute, wie du WhatsApp zum Klientenmagnet machst
FAQ: Häufige Fragen zur datenschutzkonformen Nutzung von WhatsApp
Ist die WhatsApp-App datenschutzkonform?
WhatsApp ist aus mehreren datenschutzrechtlichen Gründen nicht DSGVO-konform. Die App verarbeitet personenbezogene Metadaten wie Geräteinformationen, IP-Adressen und Zeitstempel. Außerdem greift sie standardmäßig auf die Kontakte im Adressbuch zu, ohne dass eine Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt. Auch Backups sind in der Regel nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt, was weitere Risiken birgt.
Was ist die WhatsApp Business API?
Die WhatsApp Business API wurde speziell für den Einsatz im Unternehmenskontext entwickelt. Sie ermöglicht die Kommunikation über vertraglich geregelte Partnerdienste, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) anbieten. Die Daten werden dort kontrolliert verarbeitet, Opt-ins sind verpflichtend und die Nachrichteninhalte laufen über geprüfte, datenschutzkonforme Schnittstellen. So ist ein DSGVO-konformer Einsatz von WhatsApp zu Marketingzwecken möglich.
Was muss ich beachten, wenn ich WhatsApp für mein Coaching-Business nutze?
Wenn du WhatsApp geschäftlich nutzen möchtest, musst du sicherstellen, dass keine unbefugte Datenweitergabe erfolgt. Dazu gehört, den automatischen Kontaktabgleich zu deaktivieren, keine sensiblen Daten über nicht gesicherte Kanäle zu versenden und den Datenschutz transparent zu gestalten. Die sicherste Lösung ist die Nutzung der WhatsApp Business API, kombiniert mit einer Plattform, die DSGVO-konform arbeitet, wie z.B. ManyChat.
Brauche ich für WhatsApp einen Auftragsverarbeitungsvertrag
Ja, sobald du WhatsApp geschäftlich nutzt und personenbezogene Daten deiner Klienten verarbeitest, musst du sicherstellen, dass ein AV-Vertrag besteht. Mit der API wird dieser über den jeweiligen Business Solution Provider (z. B. ManyChat, 360dialog) geschlossen. Bei der reinen Business-App ist ein AVV nicht vorgesehen – das ist ein Kernproblem.
Ist ein WhatsApp Broadcast verboten im Gesundheitsbereich (z. B. bei Patientendaten)?
Ein „normaler“ WhatsApp Broadcast ist im Gesundheitsbereich grundsätzlich nicht erlaubt, da dabei sensible Patientendaten betroffen sein können. Über die offizielle WhatsApp Business API besteht jedoch die Möglichkeit, einen Newsletter datenschutzkonform umzusetzen, in Verbindung mit einem zertifizierten Anbieter und ausschließlich auf Basis eines dokumentierten Opt-ins.
Kann und darf ich einen WhatsApp-Account mit mehreren Teammitgliedern gleichzeitig nutzen?
Die WhatsApp Business App ist technisch auf ein Gerät beschränkt. Eine datenschutzkonforme Mehrfachnutzung ist erst über die Business API möglich. Dort können mehrere Nutzer über ein Dashboard arbeiten, ohne dass Daten unsicher geteilt werden.
Kann ich WhatsApp auf meinem privaten Smartphone geschäftlich nutzen?
Das ist kritisch. Sobald dein privates Gerät Kontakte synchronisiert, werden Daten von Dritten ohne deren Zustimmung an WhatsApp weitergeleitet. Außerdem vermischen sich private und geschäftliche Daten. DSGVO-konform ist nur die Trennung (z. B. Zweitgerät) oder die Nutzung über die API.
Muss ich WhatsApp in meiner Datenschutzerklärung erwähnen?
Ja, unbedingt. Sobald du WhatsApp geschäftlich nutzt, musst du deine Klienten darüber informieren, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und mit welchen Rechtsgrundlagen. Das gehört transparent in deine Datenschutzerklärung.
