WhatsApp Newsletter erstellen in 5 klaren Schritten – für Coaches & Therapeuten

WhatsApp ist nicht mehr nur ein privater Messenger für Geburtstagsgrüße oder Familienfotos. Für Coaches, Berater und Therapeut:innen ist der Kanal inzwischen ein strategisches Kommunikationstool, das klassische E-Mail-Newsletter in vielen Bereichen ersetzt oder ergänzt.

Die Vorteile liegen auf der Hand. WhatsApp wird von den meisten Menschen dutzendfach am Tag genutzt. Neue Nachrichten fallen sofort ins Auge. Sie erscheinen prominent auf dem Handydisplay und im Chatverlauf, nicht in einem überfüllten Posteingang.

Entsprechend hoch sind die Öffnungsraten: Rund 90 % aller Nachrichten werden tatsächlich gelesen. Für dich als Coach oder Therapeut bedeutet das, dass deine Inhalte nicht übersehen oder von nervigen Algorithmen ignoriert werden, sondern direkt und ohne Umwege bei deinen Kontakten ankommen. So kannst du effektiv Vertrauen aufbauen und deine Interessenten gezielt auf eine Zusammenarbeit vorbereiten.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du in 5 Schritten einen datenschutzkonformen WhatsApp Newsletter erstellen kannst, auch ohne technische Vorkenntnisse.

Schritt 1 – Business Manager einrichten

Bevor du mit WhatsApp starten kannst, brauchst du einen verifizierten Business Manager bei Meta. Darüber wird deine Unternehmensidentität verwaltet. Du hinterlegst dort deine Website, Adresse, E-Mail und verknüpfst später deine WhatsApp-Nummer.

Was du dafür brauchst

• Eine geschäftliche E-Mail-Adresse
• Eine Unternehmenswebsite mit Impressum und Datenschutzerklärung
• Eine ladungsfähige Firmenanschrift
• Ein offizielles Dokument wie eine Gewerbeanmeldung oder ein Handelsregisterauszug

So funktioniert die Einrichtung

1. Erstelle hier deinen Meta Business Manager, falls du noch keinen hast
2. Trage deine Daten vollständig ein
3. Verifiziere deine Domain über einen DNS-Eintrag
4. Reiche ein offizielles Dokument zur Bestätigung deiner Unternehmensidentität ein
5. Warte auf die Freigabe durch Meta

Die Verifizierung dauert im Regelfall ein bis drei Werktage. Du kannst aber in der zwischenzeit auch schon mit Schritt 2 weitermachen.

Schritt 2 – WhatsApp Business API über ManyChat aktivieren

ManyChat ist ein Automatisierungstool, das dir den Zugang zur WhatsApp Business API deutlich erleichtert. Du musst dich nicht separat bei einem Business Solution Provider registrieren. Die technische Verbindung wird automatisch über ManyChat im Hintergrund hergestellt.

So gehst du vor

1. Klicke auf den Link um direkt zu ManyChat zu gelangen: Zu Manychat
   *Hinweis: Das ist ein Affiliate-Link. Über meinen Link erhältst du deinen ersten Monat ManyChat kostenlos. Die Seite zeigt dir möglicherweise zuerst „Instagram“ – aber du bekommst Zugriff auf alle Funktionen, inklusive WhatsApp-Automationen, Facebook Messenger und E-Mail-Flows.
   
2. „Get Started“ wählen und WhatsApp als Kanal aktivieren.
   
   
3. ManyChat die nötigen Berechtigungen erteilen, damit es mit deinem Meta-Business-Konto arbeiten kann.
   
   
4. Deinen Meta Business Manager verbinden.
   Wichtig: Du musst dort Admin sein.
   
   
5. Eine neue WhatsApp-Business-Nummer hinzufügen oder eine bestehende verbinden.
   Möglich sind z. B. eine Festnetznummer oder eine neue SIM (z. B. Aldi, Lidl).
   
   
6. Einen Anzeigenamen festlegen, der zu deinem Unternehmen passt.
   
   
7. Nummer verifizieren – entweder per SMS oder per Telefonanruf.

Nach der Einrichtung kannst du über ManyChat nicht nur Vorlagen erstellen, sondern auch Kontakte verwalten, Tags vergeben und automatisierte Abläufe definieren. Du brauchst keine Programmierkenntnisse und arbeitest vollständig im Browser.

Schritt 3 – Nachrichtenvorlage für WhatsApp Newsletter erstellen und genehmigen lassen

Damit du über die WhatsApp Business API einen Newsletter versenden kannst, brauchst du eine offizielle Nachrichtenvorlage. Diese wird von Meta geprüft und freigegeben. Erst nach der Genehmigung kannst du sie für deine Aussendungen nutzen.

Darauf solltest du achten:

• Vermeide übertriebenen Werbetext oder reißerische Formulierungen
• Setze Emojis passend ein, damit der Text freundlich, aber nicht überladen wirkt
• Baue einen Platzhalter für die persönliche Ansprache ein
• Formuliere sachlich, klar und informativ

Beispiel für eine Vorlage: Hallo {Vorname} 👋 Schön, dass du dabei bist. Hier kommt wie versprochen dein erster Impuls per WhatsApp 😊 Wenn du Fragen hast, kannst du einfach auf diese Nachricht antworten.

In ManyChat erstellst du deine Vorlagen unter „Settings → WhatsApp → Message Templates“ und reichst sie dort direkt zur Prüfung ein. Die Freigabe erfolgt in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Falls eine Vorlage abgelehnt wird, kannst du den Text anpassen und erneut einreichen.

Schritt 4 – Kontakte einsammeln und Opt-in einholen

Ein WhatsApp-Newsletter ist nur dann rechtlich erlaubt, wenn du eine dokumentierte Einwilligung deiner Kontakte hast. Diese Einwilligung nennt man Opt-in. Sie muss freiwillig, eindeutig und nachweisbar erfolgen.

So funktioniert ein datenschutzkonformer Opt-in

Am einfachsten sammelst du die Zustimmung direkt im Chat. Ein Interessent klickt auf deinen Click-to-WhatsApp-Link, es öffnet sich eine vorbereitete Startnachricht in der Eingabezeile und sobald er diese absendet, startet ein kleiner ManyChat Flow. Diesen Flow solltest du gezielt als Opt-in-Flow aufbauen.

So gehst du vor

1. Click-to-WhatsApp-Link erstellen
   – Hinterlege dort eine vorbereitete Startnachricht, z. B. „Start“ oder „Newsletter“.
   – So steht der Text schon im Eingabefeld, wenn jemand auf den Link klickt.
2. Keyword in ManyChat anlegen
   – Gehe zu Automation → Keywords.
   – Neues Keyword hinzufügen (z. B. „Start“).
   – Aktion: Opt-in-Flow starten.
3. Begrüßungsnachricht im Flow
   Beispieltext:
   „Herzlich willkommen im WhatsApp-Channel von [DEIN NAME] 🌿
   Ich sende dir hier ab und zu spannende News und exklusive Angebote. Mit dem Wort STOP kannst du dich jederzeit abmelden.“
4. Button für die Einwilligung
   Füge einen Button ein, z. B.: „Verstanden & Weiter“
   Klickt der Nutzer darauf, ist die Zustimmung eindeutig dokumentiert. ManyChat speichert diese automatisch mit Zeitstempel.

Damit hast du ein sauberes, DSGVO-konformes Opt-in mit klar dokumentierter Einwilligung.

Optional kannst du zusätzlich eine Landingpage einsetzen, auf der schon vorab steht, wie oft du Nachrichten versendest und welche Inhalte zu erwarten sind. Notwendig ist das nicht, aber es erhöht die Transparenz.

Schritt 5 – Deinen ersten WhatsApp Newsletter versenden

Jetzt ist dein System einsatzbereit. Du hast eine freigegebene Vorlage, eine verknüpfte Telefonnummer und erste Kontakte mit gültigem Opt-in. Nun kannst du deinen ersten Newsletter versenden.

So planst du den Newsletterversand

1. Gehe in ManyChat zu „Broadcast“ und klicke oben rechts auf „New Broadcast“
2. Wähle WhatsApp als Kanal
3. Wähle die genehmigte Vorlage (Message Template) aus
4. Wähle deine Empfänger anhand von Tags oder Bedingungen
5. Lege Datum und Uhrzeit fest und bestätige den Versand

Du kannst den Newsletter einmal pro Woche, alle zwei Wochen oder monatlich versenden. Wichtig ist, dass der Inhalt relevant, nützlich und professionell formuliert ist. Deine Empfänger haben sich bewusst entschieden, von dir zu hören. Nimm das unbedingt ernst.

Fazit

Ein WhatsApp-Newsletter kann dein Business verändern. Er gibt dir mehr Kontrolle über deine Kommunikation, reduziert Streuverluste und sorgt für direkte Nähe zu deiner Zielgruppe. Die Einrichtung erfordert ein wenig Sorgfalt, ist aber im Grunde technisch nicht wirklich kompliziert.

Wenn du dir die fünf Schritte aus diesem Artikel in Ruhe vornimmst, bist du in wenigen Tagen startklar. Du musst nichts outsourcen oder gar programmieren lassen.

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FAQ – Häufige Fragen zum WhatsApp Newsletter