Vielleicht nutzt du WhatsApp bereits für dein Business. Du verschickst Nachrichten an Interessenten, beantwortest Rückfragen per Sprachnachricht oder informierst deine Community über neue Angebote. WhatsApp ist schließlich persönlich, direkt und unkompliziert.
Die Einfachheit von WhatsApp führt jedoch dazu, dass viele Coaches und Therapeut:innen es wie im privaten Umfeld verwenden. Ohne klare Struktur, ohne Strategie und ohne rechtliche Absicherung bleibt nicht nur Potenzial ungenutzt, sondern du begibst dich auch rechtlich auf dünnes Eis.
In diesem Artikel zeige ich dir, worauf du beim Einsatz von WhatsApp im Business achten musst und wie du es sicher und professionell nutzt, um Vertrauen aufzubauen und planbar neue Klient:innen zu gewinnen.
Inhalt
Was die meisten falsch machen und warum es ihnen nicht auffällt
Die häufigsten Fehler im Zusammenhang mit WhatsApp-Marketing passieren, weil viele Coaches und Therapeut:innen gar nicht wissen, was technisch, rechtlich und strategisch überhaupt möglich ist.
Manuelle Kommunikation ohne System
Viele Coaches beantworten jede Anfrage von Hand. Sie kopieren Nachrichten, schicken Links und wiederholen dieselben Erklärungen immer wieder. Vielleicht hast du selbst schon gedacht: „Ich will niemanden mit einem Bot nerven, also mache ich es lieber individuell.“
Doch in der Praxis führt genau das zu Problemen: Interessenten warten oft unnötig lange auf eine Antwort, weil du natürlich nicht jederzeit reagieren kannst. Manche springen in dieser Zeit dann direkt wieder ab. Andere verlieren das Interesse, weil es kein klares Follow-up gibt und der Kontakt im Chat einfach liegen bleibt.
Und so verlaufen viele Gespräche einfach im Sande. Nicht weil dein Angebot schlecht wäre, sondern weil der Prozess unsystematisch und lückenhaft ist.
Am Ende hast du viel Zeit investiert, ohne dass daraus zuverlässig Termine oder Klienten entstehen. Und du merkst nicht rechtzeitig, wer sich gerade wirklich für dein Angebot interessiert.
Wichtig: Ohne System ist keine gezielte Klientengewinnung und Skalierung möglich. Wenn dir der Überblick, die Datenbasis und die Automatisierung fehlen, dann arbeitest du immer nur reaktiv statt strategisch.
Nutzung der falschen Tools – WhatsApp Business App statt WhatsApp Business API
Ein besonders kritischer Punkt betrifft die Technik. Viele Coaches arbeiten mit der klassischen WhatsApp App oder der WhatsApp Business App. Beide sind für den privaten oder maximal kleingewerblichen Gebrauch gedacht, aber nicht für richtiges Marketing und die systematische Kundenkommunikation, auch wenn die Namensgebung etwas anderes nahelegt.
Die große Schwachstelle ist hier der Datenschutz!
Denn sobald du personenbezogene Daten über WhatsApp verarbeitest, greift die DSGVO. Die beiden WhatsApp-Apps erfüllen diese Anforderungen aber leider nicht. Daten werden auf deinem Smartphone gespeichert. Es gibt kein Opt-in, keine Dokumentation und keine echte Kontrolle über die Datenverarbeitung.
Ohne DSGVO-konformes Opt-in, Auftragsverarbeitungsvertrag und klare Zweckbindung ist das Risiko einer Abmahnung sehr real.
Die professionelle Lösung ist die Nutzung der offiziellen WhatsApp Business API über einen zertifizierten Anbieter, wie ManyChat. Damit kommunizierst du datenschutzkonform, skalierbar und trotzdem persönlich.
Unpersönliche Massenkommunikation über Gruppen, Kanäle und Broadcasts in der App
Ein weit verbreitetes Missverständnis ist die Annahme, dass Gruppen, Kanäle oder Broadcasts eine gute Möglichkeit seien, um mehrere Menschen gleichzeitig anzusprechen. Auf den ersten Blick wirken sie praktisch, aber in der Realität verhindern sie genau das, was im Coaching- und Therapiebereich entscheidend ist: Den Aufbau von Nähe und Vertrauen.
Gruppen
WhatsApp-Gruppen sind für Business-Zwecke kaum geeignet. Jeder sieht, wer noch Mitglied ist, und das ist bei sensiblen Themen natürlich hoch problematisch. Vertraulichkeit geht verloren, die Kommunikation verläuft chaotisch und es entsteht selten ein klarer Dialog zwischen Anbieter und Interessenten.
Kanäle
Kanäle funktionieren wie eine Einbahnstraße: Der Betreiber sendet, die Abonnenten können nicht reagieren. Für News oder Inspiration mag das ihren Zweck erfüllen. Wer jedoch echte Beziehungen aufbauen möchte, stößt hier schnell an Grenzen. Nähe entsteht nicht, wenn Antworten von vornherein ausgeschlossen sind.
Broadcasts
Broadcasts wirken oberflächlich betrachtet persönlicher, weil die Nachricht im privaten Chat ankommt. Doch die fehlende Personalisierung sorgt dafür, dass sich niemand wirklich angesprochen fühlt. Empfänger erleben die Botschaft als Massenmitteilung und nicht als individuelle Ansprache.
Alle drei Formate haben ihren Platz, aber der ist nicht dort, wo Vertrauen und Verbindlichkeit entstehen sollen. Wer Menschen für eine Zusammenarbeit gewinnen möchte, braucht Kommunikation, die persönlich wirkt und ein echtes Gespräch eröffnet. Nur so entsteht die Beziehungsebene, auf der aus Kontakten Klienten werden.
Was stattdessen funktioniert
Die gute Nachricht: Du musst WhatsApp nicht komplett neu erfinden. Es reicht, wenn du aufhörst, es wie eine Privatperson zu nutzen und beginnst, es stattdessen wie ein strategisches Kommunikationstool einzusetzen.
Automatisierung mit persönlicher Note
Automatisierung bedeutet nicht, dass deine Nachrichten kalt oder künstlich wirken. Im Gegenteil. Wenn du mit einem Tool wie ManyChat arbeitest, kannst du automatisierte Nachrichten mit echten Variablen versehen. Du sprichst deine Kontakte mit Namen an, reagierst auf Antworten, steuerst Inhalte je nach Interesse oder Verhalten.
Ein Beispiel: Eine Interessentin trägt sich mit ihrer Telefonnummer in ein Formular auf deiner Website ein. Sie bekommt direkt eine Willkommensnachricht über WhatsApp, inklusive Name, Bezug auf den Kontext und einem ersten Impuls.
Danach startet eine kurze, automatisierte Mini-Serie mit hilfreichen Informationen und einer Einladung zum Kennenlerngespräch. Und du weißt jederzeit, wer gerade wo im Prozess steht.
So entsteht ein klarer Kommunikationsfluss. Du verlierst keine Kontakte mehr und kannst trotzdem jederzeit manuell einsteigen, wenn es sinnvoll ist.
Rechtssicherheit durch die WhatsApp Business API
Wenn du die WhatsApp Business API nutzt (zum Beispiel über ManyChat), arbeitest du mit einem offiziellen WhatsApp Business Solution Provider. Damit kannst du:
- ein DSGVO-konformes Opt-in einholen
- deine Nachrichten transparent dokumentieren
- Kontakte segmentieren und gezielt ansprechen
- individuelle Flows für unterschiedliche Zielgruppen aufsetzen
Viele Coaches wissen gar nicht, dass diese Möglichkeit existiert oder scheuen sich vor der Technik. Doch in der Praxis ist die Einrichtung mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung in wenigen Stunden erledigt und danach profitierst du dauerhaft von einem sicheren und skalierbaren Kommunikationskanal.
💡 Tipp: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du dir einen professionellen Account über die WhatsApp Business API einrichtest, findest du im E-Book „WhatsApp-Marketing für Coaches &Therapeuten“, das du dir hier herunterladen kannst.
Darin erfährst du zudem auch, wie du deinen Liste füllen kannst, wenn du bislang noch wenig oder gar keine Reichweite hast.
Persönliche 1:1-Kommunikation, die Vertrauen aufbaut
Die größte Stärke von WhatsApp liegt in der direkten, persönlichen Ansprache. Und genau die kannst du auch dann erhalten, wenn du automatisierst. Durch die richtige Struktur entsteht kein „Bot-Gefühl“, sondern ein dialogisches Erlebnis.
Statt „Hallo zusammen“ liest deine Interessentin: „Hallo Lisa, schön, dass du dich für meinen Mini-Workshop interessierst. Hier ist dein erster Impuls.“
Statt unpersönlicher Broadcast-Nachricht mit einem Link erlebst du eine Serie, die wie ein persönliches Gespräch aufgebaut ist. Mit Fragen, Antworten, Reaktionen. Das erzeugt Nähe, ohne dass du ständig live antworten musst.
Fazit
WhatsApp kann der stärksten Kanal für deine Klientengewinnung sein, wenn du ihn professionell nutzt. Nur tun die meisten Coaches und Therapeut:innen genau das nicht. Sie vernachlässigen den Datenschutz, arbeiten ohne System und kommunizieren unpersönlich.
Das ist nicht nur ineffektiv, sondern auch riskant.
Wenn du dir stattdessen ein rechtssicheres, automatisiertes und persönliches System aufbaust, wird aus einer einfachen Messenger-App ein echter Sales-Funnel. Du gewinnst Zeit und kannst dich auf das konzentrieren, was du wirklich willst: Menschen helfen.
Mit einem klaren System wird WhatsApp zum stärksten Kanal für deine Klientengewinnung. Damit du noch heute starten kannst, habe ich die wichtigsten Schritte in einem E-Book zusammengefasst: Hier kannst du es dir jetzt für 0 € herunterladen.
FAQ: WhatsApp-Marketing für Coaches & Therapeut:innen
Kann ich WhatsApp einfach so für mein Coaching-Business nutzen?
Nur eingeschränkt. Sobald du personenbezogene Daten verarbeitest, brauchst du ein datenschutzkonformes Setup. Die klassische WhatsApp-App ist dafür nicht geeignet. Die Nutzung der API über einen offiziellen Anbieter ist deutlich sicherer.
Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp Business App und WhatsApp API?
Die Business App ist eine erweiterte Version der normalen WhatsApp-App, aber nicht für professionelle, automatisierte Kommunikation gedacht. Die API ist ein technischer Zugang, der über Tools wie ManyChat steuerbar ist und DSGVO-konforme Automatisierung ermöglicht.
Ist die Einrichtung der WhatsApp API kompliziert?
Nein. Mit einer guten Anleitung kannst du die Anbindung innerhalb weniger Stunden umsetzen. Danach läuft vieles automatisiert.
Wie bekomme ich Kontakte in meinen WhatsApp-Funnel?
Zum Beispiel über Meta-Anzeigen mit Klick-zum-WhatsApp-Ziel, über Formulare auf deiner Website oder durch einen kostenlosen Impuls wie ein Freebie, das du auf organisch auf Social Media bewirbst (Mini-Workshop, Video, Checkliste), bei dem die Telefonnummer abgefragt wird.
Ist WhatsApp wirklich besser als E-Mail?
Ich persönlich würde zwar nicht ganz auf E-Mail als Marketingkanal verzichten, aber WhatsApp hat deutlich höhere Öffnungsraten und schafft schneller Nähe und Vertrauen. Besonders bei Coaching-Angeboten mit persönlichem Bezug macht genau das den Unterschied.
Was kostet die Nutzung der WhatsApp API?
Die Preise variieren je nach Anbieter und Nutzungsvolumen. Die Investition lohnt sich meist schon mit wenigen Neuklienten. Mit meinem Affiliate-Link bekommst du den ersten Monat ManyChat Pro kostenlos und kannst es einfach mal ausprobieren: ManyChat kostenlos testen
Hinweis: Die Seite zeigt dir möglicherweise zuerst „Instagram“ – aber du bekommst Zugriff auf alle Funktionen, inklusive WhatsApp-Automationen, Facebook Messenger und E-Mail-Flows.
