Viele Coaches und Therapeut:innen nutzen WhatsApp für den direkten Kontakt mit Interessenten oder bestehenden Klienten. Die Kommunikation ist schnell, unkompliziert und niedrigschwellig.
Die WhatsApp Business App bietet einige Funktionen, mit denen du diesen Austausch effizienter und professioneller gestalten kannst. Dazu gehören die Begrüßungsnachricht, die Abwesenheitsnotiz und die Schnellantworten. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du diese drei Funktionen einrichtest und sinnvoll im Alltag einsetzt.
Dabei schauen wir auch auf einen Aspekt, den viele übersehen: die datenschutzrechtliche Lage in Europa. Denn obwohl WhatsApp Business praktische Automatisierungen bietet, ist die Nutzung aus rechtlicher Sicht alles andere als unproblematisch. Am Ende des Artikels findest du eine Lösung, mit der du WhatsApp professionell und DSGVO-konform einsetzen kannst.
Inhalt
Automatische Begrüßungsnachricht einrichten
Die Begrüßungsnachricht wird automatisch verschickt, wenn dir jemand zum ersten Mal schreibt oder sich nach längerer Pause erneut bei dir meldet. Sie ist der erste Eindruck, den du hinterlässt. Eine gut formulierte Nachricht zeigt, dass du professionell arbeitest und gibt dem Absender direkt eine erste Orientierung.
So richtest du die Begrüßungsnachricht ein (Android):
- Öffne die WhatsApp Business App
- Tippe oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü
- Wähle den Punkt „Business-Tools“
- Tippe auf „Begrüßungsnachricht“
- Aktiviere die Funktion und gib deinen gewünschten Text ein
- Wähle aus, an wen die Nachricht gesendet werden soll
- Speichern
So funktioniert es auf dem iPhone:
- Öffne die WhatsApp Business App
- Gehe zu „Einstellungen“
- Tippe auf „Unternehmenseinstellungen“
- Wähle „Begrüßungsnachricht“
- Nachricht eingeben und aktivieren
- Speichern
Praxisbeispiel für Coaches oder Therapeutinnen:
„Vielen Dank für deine Nachricht. Ich melde mich zeitnah persönlich bei dir. Erste Informationen findest du vorab auf meiner Website unter [Link einfügen].“
Automatische Abwesenheitsnotiz aktivieren
Die Abwesenheitsnotiz informiert deine Kontakte automatisch, wenn du gerade nicht verfügbar bist. Das kann zum Beispiel abends, am Wochenende oder während eines Retreats sinnvoll sein. So zeigst du Verlässlichkeit und kommunizierst transparent, wann mit einer Antwort zu rechnen ist.
Einrichtung auf Android:
- Öffne die WhatsApp Business App
- Tippe auf „Business-Tools“
- Wähle „Abwesenheitsnachricht“
- Gib deinen Text ein
- Lege fest, wann die Nachricht gesendet werden soll (z. B. außerhalb der Geschäftszeiten)
- Wähle, wer sie erhalten soll
- Speichern
Auf dem iPhone:
Die Funktion findest du unter „Einstellungen“ > „Unternehmenseinstellungen“ > „Abwesenheitsnachricht“
Beispieltext:
„Ich bin aktuell nicht erreichbar und antworte dir, sobald ich wieder online bin. Danke für deine Geduld.“
Schnellantworten anlegen
Schnellantworten sind gespeicherte Textbausteine, die du mit einem Kürzel wie /erstgespraech abrufen kannst. Sie eignen sich besonders für häufige Fragen, die du immer wieder beantworten musst. Mit Schnellantworten kannst du professionell und gleichzeitig effizient reagieren.
So legst du eine Schnellantwort an (Android):
- Öffne die WhatsApp Business App
- Gehe zu „Business-Tools“
- Wähle „Schnellantworten“
- Tippe auf das Pluszeichen
- Gib deinen Nachrichtentext ein
- Wähle ein Kürzel, z. B.
/preise - Speichern
Auf dem iPhone:
Die Schnellantworten findest du unter „Einstellungen“ > „Unternehmenseinstellungen“ > „Schnellantworten“
Beispiele für dein Coaching-Business:
/erstgespraech→ Link zur Terminbuchung/preise→ kurze Erklärung deines Honorars/wartezeit→ Standardantwort bei längerer Rückmeldezeit/praxisinfo→ Adresse, Anfahrt, Parken/datenschutz→ Hinweis auf deine Datenschutzerklärung
Im Chat tippst du einfach dein Kürzel ein. WhatsApp schlägt dir dann die gespeicherte Antwort vor. Mit einem Fingertipp ist der Text eingefügt und versandbereit.
ACHTUNG: Datenschutz!
Auch wenn die Automatisierungsfunktionen der WhatsApp Business App auf den ersten Blick praktisch erscheinen, gibt es ein rechtliches Problem. WhatsApp verarbeitet auch in der Business-Version alles Daten weiterhin über Server außerhalb der EU. Das betrifft nicht nur Massenkommunikation, sondern auch den 1:1-Kontakt mit Klientinnen und Klienten.
Sobald personenbezogene Daten ins Spiel kommen, wie Name, Telefonnummer oder Gesprächsverlauf, handelt es sich um eine Verarbeitung im Sinne der DSGVO. Eine datenschutzkonforme Einwilligung ist in vielen Fällen nicht ausreichend, weil WhatsApp selbst kein Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO ist.
Wer beruflich mit sensiblen Informationen arbeitet – etwa im Coaching, in der Beratung oder im therapeutischen Kontext – riskiert mit der WhatsApp Business App also eine klare Datenschutzverletzung.
Die Lösung: Ein professioneller WhatsApp-Kanal über die Business API
Wenn du WhatsApp wirklich datenschutzkonform nutzen willst, brauchst du die offizielle Schnittstelle: die WhatsApp Business API. Damit kannst du deinen Kanal über zertifizierte Anbieter einrichten und alle Kontakte transparent und DSGVO-konform verwalten.
Vorteile der API-Lösung:
- klar definierte und freigegebene Nachrichtenvorlagen
- rechtssichere Einwilligungsverwaltung
- Hosting über europäische Server
- professionelle Integration in Tools wie ManyChat
- automatisierte Kommunikation mit Dokumentation
💡 Tipp: In meinem E-Book „So wird WhatsApp zum Klientenmagnet“ für Coaches & Therapeut:innen zeige ich dir genau, wie du deinen WhatsApp-Kanal über die API einrichtest.
Du lernst, wie du datenschutzkonform kommunizierst, Vertrauen aufbaust und gleichzeitig deine Kundengewinnung automatisierst. Inklusive Praxisbeispielen, Textbausteinen und konkreten Empfehlungen.
Fazit
Mit der Begrüßungsnachricht, der Abwesenheitsnotiz und den Schnellantworten bietet dir die WhatsApp Business App einfache Möglichkeiten, deine Kommunikation effizienter und professioneller zu gestalten. Gerade für Coaches und Therapeutinnen, die viele Anfragen erhalten, können diese Funktionen den Alltag spürbar erleichtern.
Trotzdem solltest du die rechtliche Situation nicht ignorieren. Die WhatsApp Business App erfüllt die Anforderungen der DSGVO nicht. Wenn du also mit sensiblen Daten arbeitest oder WhatsApp als festen Bestandteil deines Marketings nutzen möchtest, solltest du auf die API-Lösung umsteigen.
Das geht einfacher als viele denken! In meinem E-Book für 0€ zeige ich dir genau, wie du dabei Schritt für Schritt vorgehst.
FAQ
Ist die Begrüßungsnachricht auch in der normalen WhatsApp-App verfügbar?
Nein, diese Funktion gibt es nur in der WhatsApp Business App.
Funktioniert die Abwesenheitsnotiz auch am Desktop?
Die Nachricht wird gesendet, wenn du auf dem Handy nicht aktiv bist. Einrichten kannst du sie nur über die mobile App.
Wie viele Schnellantworten kann ich speichern?
Bis zu 50 Stück.
Kann ich auch Bilder oder Videos als Schnellantwort speichern?
Nein, bislang ist nur Text ist möglich.
Ist die WhatsApp Business App datenschutzkonform nutzbar?
Schwierig, denn die Datenverarbeitung über Server außerhalb der EU widerspricht den Anforderungen der DSGVO. Selbst bei 1:1-Kommunikation ist die Nutzung kritisch.
Was ist die WhatsApp Business API?
Die offizielle Unternehmensschnittstelle von WhatsApp. Sie ermöglicht datenschutzkonforme Kommunikation über geprüfte Anbieter mit automatisierten Prozessen und Einwilligungsmanagement.
Wo erfahre ich mehr über die API-Lösung?
In meinem E-Book für 0€ findest du eine vollständige Anleitung inklusive Anbieterauswahl, Technik-Setup und rechtlicher Einschätzung.
