WhatsApp ist 2025 im Business-Kontext nicht mehr „nice to have“. Es ist der direkteste Draht zu deinen (zukünftigen) Klienten und komplett unabhängig von nervigen Algorithmen.
Und gleichzeitig ist es im Moment noch das vielleicht am meisten unterschätzte Tool im gesamten Coaching- und Beratungsmarkt.
Wenn du diesen Artikel hier liest, hast du wahrscheinlich schon verstanden, dass da was geht, aber du fragst dich:
„Welche Software brauche ich eigentlich, um WhatsApp professionell zu nutzen – ohne mich im Technik-Dschungel zu verlieren?“
Wie gut, dass du hier gelandet bist! 🙂
In diesem Artikel erfährst du, was wirklich wichtig ist, wenn du als Coach oder Therapeut:in WhatsApp professionell für dein Marketing und deine Klientenkommunikation nutzen möchtest.
Nicht einfach nur, um ein paar Nachrichten zu verschicken, sondern um echte Beziehungen aufzubauen, deine Prozesse effizient zu strukturieren und automatisieren und gleichzeitig Nähe und Persönlichkeit in deiner Kommunikation zu bewahren.
Du bekommst einen ehrlichen Überblick über die fünf relevantesten Tools, die dir 2025 im deutschsprachigen Raum zur Verfügung stehen und final eine klare Einschätzung, welche Lösung sich für ein beratendes Business am besten eignet.
Und schon geht’s los!
Was ist überhaupt ein WhatsApp Marketing Tool?
Kurz gesagt: Eine Brücke zwischen deinem Business und der offiziellen WhatsApp Business API.
Mit der richtigen WhatsApp-Software kannst du weit mehr tun, als nur eine Begrüßungsnachricht zu verschicken. Du kannst Interessenten automatisiert durch eine kleine Content-Serie führen, Freebies ausliefern, Fragen stellen, Einwände auffangen und auf sanfte Weise Vertrauen aufbauen.
Du kannst Mini-Videos versenden, die dich und deine Arbeitsweise zeigen, Erinnerungen an Webinare oder Kennenlerntermine automatisiert verschicken oder mit nur einem Klick Feedback zu einer Coaching-Session einholen.
Du kannst Leads segmentieren, etwa nach Interessen, Themenschwerpunkten oder Ausgangssituationen.
Du kannst Wartelisten pflegen, Buchungsprozesse begleiten oder gezielt nach einem bestimmten Trigger eine Follow-up-Nachricht senden, ohne dass du selbst jedes Mal das Handy in die Hand nehmen musst.
Und das Beste: Auch wenn vieles automatisiert abläuft, bleibt die Kommunikation persönlich, direkt und menschlich. Genau das macht WhatsApp für Coaching- und Therapieangebote so stark.
Klingt ganz gut, oder?
ABER all das funktioniert leider nicht mit der normalen WhatsApp Business App auf deinem Handy. Dafür brauchst du eine Software, die dich mit der „Profi-Version“ von WhatsApp, der WhatsApp Business API, verbindet.
WhatsApp Business App vs. WhatsApp API – wo liegt der Unterschied?
Die WhatsApp Business App ist das, was viele kennen: Eine leicht aufgemotzte Version der Standard-App mit ein paar Zusatzfunktionen – aber limitiert auf:
- max. 256 Kontakte pro Broadcast
- keine Personalisierungsmöglichkeit
- keine Segmentierung
- keine Automationen
- bedenklicher Datenschutz (Adressbuch-Sync)
Wenn du WhatsApp als festen Teil deiner Klientengewinnung einsetzen willst, reicht die Business App einfach nicht aus. Sie ist weder datenschutzkonform noch für automatisierte Prozesse gedacht.
Um WhatsApp strategisch in dein Marketing einzubinden, brauchst du die WhatsApp Business API und ein Tool, das sie für dich „benutzbar“ macht.
Was du als Coach & Therapeut bei der Wahl deines WhatsApp Newsletter Tools unbedingt beachten musst
Hier geht’s nicht um große Support-Teams oder Chatbots mit Callcenter-Charme.
Es geht um Strategie, Automatisierung und Nähe in genau der richtigen Balance.
Deshalb solltest du bei der Wahl deines Tools besonders auf diese Punkte achten:
- DSGVO-Konformität: Keine Kompromisse. Kein Risiko.
- Broadcast-Möglichkeit: z. B. für Impulse, Updates, Content-Serien
- Automatisierungen, die nicht wie Roboter wirken
- Integration mit Tools, die du eh nutzt (z. B. Kalender, E-Mail, Google Sheets)
- Segmentierung nach Interessen, Phase oder Zielgruppe
- Visueller Flow Builder statt technisches Kauderwelsch
Dann kommen wir mal zur Sache und vergleichen die aktuell gängisten 5 WhatsApp-Marketing-Tools im Hinblick darauf, was sie für ein „beratendes Business“ leisten können.d
Die besten 5 WhatsApp Tools im Vergleich
1. ManyChat
ManyChat ist eine der bekanntesten Plattformen für Messenger-Automatisierung. Die Software wurde ursprünglich für Facebook und Instagram entwickelt, ist heute aber auch vollständig mit der WhatsApp Business API verbunden.
Über den visuellen Flow-Builder kannst du komplexe Abläufe gestalten, z. B. für Freebie-Auslieferung, Follow-up-Nachrichten, Mini-Kurse oder Erinnerungen.
Du kannst Kontakte segmentieren, individuelle Nachrichtenzweige bauen und WhatsApp mit E-Mail, Instagram oder Kalender-Tools verknüpfen. Auch der Versand von WhatsApp-Newslettern über genehmigte Templates ist möglich.
Besonders geeignet für dich, wenn du:
• automatisierte Kommunikationsprozesse aufbauen willst
• deine Leads aktiv begleiten und segmentieren möchtest
• systematisch mit mehreren Kanälen arbeiten willst (z. B. Instagram & WhatsApp)
Die Einrichtung ist im ersten Moment etwas komplexer, gerade im Zusammenspiel mit WhatsApp-Vorlagen. Aber sobald das System einmal steht, lässt es sich stabil und datenschutzkonform betreiben, auch ohne Technikteam.
Preis: ab 15 $ pro Monat (Pro-Plan). Keine Extrakosten für die WhatsApp-Anbindung. Es fallen zusätzlich die WhatsApp-Nachrichtengebühren an (ca. 0,15 € pro Marketing-Kommunikation).
Über diesen Link bekommst du den ersten Monat ManyChat Pro geschenkt und kannst es kostenlos ausprobieren: Zu Manychat
Hinweis: Die Seite zeigt dir möglicherweise zuerst „Instagram“ – aber du bekommst Zugriff auf alle Funktionen, inklusive WhatsApp-Automationen, Facebook Messenger und E-Mail-Flows.
2. Brevo (ehem. Sendinblue)
Brevo ist eine E-Mail-Marketing-Plattform mit CRM-Funktionen, die inzwischen auch WhatsApp-Nachrichten über die Business API integriert. Besonders praktisch: Wer bereits mit Brevo arbeitet, kann WhatsApp dort einfach ergänzen.
Das WhatsApp-Modul erlaubt den Versand genehmigter Nachrichten-Vorlagen, einfache Kampagnen und Basis-Auswertungen. Ideal für alle, die eine zentrale Plattform für E-Mail und WhatsApp nutzen möchten.
Besonders geeignet für dich, wenn du:
• bereits mit Brevo arbeitest
• WhatsApp als zusätzlichen Kanal ergänzen möchtest
• ein solides, datenschutzkonformes System suchst
Hinweis:
Die WhatsApp-Funktion ist funktional, aber nicht tief automatisierbar. Es gibt keine Flow-Logik oder ausgeprägte Segmentierungsmöglichkeiten innerhalb von WhatsApp.
Preis: WhatsApp-Guthaben ab ca. 158 € für 1.000 Nachrichten.
3. Chatarmin
Chatarmin bietet eine moderne Plattform für automatisiertes WhatsApp-Marketing. Du kannst Newsletter versenden, Kontakte segmentieren, automatisierte Abläufe erstellen und auch mit KI-gestützten Chatbots arbeiten. Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und die Funktionen sind leistungsfähig.
Die Ausrichtung liegt auf performancestarken Kampagnen mit klarem Fokus auf Daten, Zielgruppenlogik und Automatisierung – also ideal, wenn du bereits mit Zahlen arbeitest und deine Prozesse skalieren willst.
Besonders geeignet für dich, wenn du:
• regelmäßig automatisierte Inhalte versendest
• Performance und Segmentierung im Fokus hast
• datenbasiert arbeitest und KI sinnvoll integrieren willst
Hinweis:
Chatarmin richtet sich an ambitionierte Nutzer mit entsprechendem Marketing-Verständnis. Für klassische 1:1-Begleitung oder feinfühlige Coaching-Flows ist etwas konzeptionelle Vorarbeit nötig.
Preis: ab 299 € pro Monat
4. hellomateo
Hellomateo ist eine Omnichannel-Kommunikationslösung, bei der WhatsApp, E-Mail, Instagram und SMS in einer zentralen Inbox zusammenlaufen. Du kannst Automatisierungen einrichten, Webchat integrieren und über Kundenprofile die Kommunikation dokumentieren.
Die Stärke liegt in der Übersichtlichkeit und der Möglichkeit, verschiedene Kanäle gebündelt zu verwalten. Besonders hilfreich ist das für kleine Teams, die viele Anfragen bearbeiten.
Besonders geeignet für dich, wenn du:
• mehrere Kanäle in einem Tool verwalten möchtest
• einfache Automatisierungen brauchst (z. B. Terminerinnerungen)
• im Team arbeitest oder eine Assistenz integrieren willst
Hinweis:
hellomateo eignet sich gut für dialogbasierte Kommunikation. Wenn du komplexe Funnels, tiefe Segmentierung oder datengetriebene Marketing-Abläufe aufbauen willst, sind andere Tools besser geeignet.
Preis: ab 79 € pro Monat
5. ChatWerk
ChatWerk bietet eine benutzerfreundliche Lösung für Messenger-Kommunikation mit WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger und Webchat in einem System. Du kannst einfache Automationen über ChatFlows erstellen und dein Team über ein gemeinsames Dashboard organisieren.
Der Fokus liegt auf praxisnaher Anwendung im Alltag, mit klarer Oberfläche und gutem Datenschutz. Besonders im lokalen Dienstleistungsbereich ist ChatWerk stark vertreten.
Besonders geeignet für dich, wenn du:
• ein kleines Team hast oder als Einzelunternehmer arbeitest
• verschiedene Messenger zentral verwalten möchtest
• ein deutschsprachiges, datenschutzkonformes Tool suchst
Hinweis:
ChatWerk konzentriert sich auf einfache Automatisierung und direkte Kommunikation. Tiefe Funnel-Logik, ausgefeilte Segmentierung oder umfangreiche Integrationen stehen weniger im Fokus. Für systematische Coaching-Funnels kann es dadurch weniger flexibel wirken.
Preis: ab 69 € pro Monat
Fazit: Viele Tools, aber welches passt denn nun wirklich zu deinem Business?
Alle Tools, die ich in diesem Artikel vorgestellt habe, haben ihre Stärken. Entscheidend ist, was du wirklich brauchst: ein System, das Prozesse automatisiert, dir Arbeit abnimmt, dabei persönlich bleibt und datenschutzkonform funktioniert.
Für genau diesen Einsatz ist ManyChat meine Empfehlung, weil es vergleichsweise günstig und gleichzeitig am flexibelsten ist.
Du kannst mit der Ausließerung eines einfachen Freebie starten und später komplexere Abläufe aufbauen – vom Willkommensflow bis zur mehrstufigen Beratung.
Du brauchst keine Agentur, um loszulegen. Und du musst kein Technikprofi sein. Wenn du weißt, wie du deine Interessenten führen willst, zeigt dir ManyChat den Weg. Visuell, nachvollziehbar und auf Augenhöhe.
Gerade für Coaches und Therapeuten ist das entscheidend. Du kannst automatisieren, ohne unpersönlich zu werden und strukturieren, ohne starr zu wirken.
Über meinen Link bekommst du den ersten Monat ManyChat Pro geschenkt und kannst es kostenlos ausprobieren: Zu Manychat
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist Marketing über WhatsApp DSGVO-konform?
Wenn du über die WhatsApp Business API und einen offiziellen Anbieter arbeitest, dann ja. Wichtig ist: Lade niemals deine privaten Kontakte hoch. Verwende nur Telefonnummern von Personen, die sich aktiv eingetragen und ausdrücklich zugestimmt haben. Mit Tools wie ManyChat oder 360dialog ist das problemlos möglich.
Kann ich mit einem WhatsApp Tool automatisiert Nachrichten verschicken?
Ja. Tools wie ManyChat ermöglichen dir, komplette Gesprächsverläufe zu automatisieren, z. B. für Freebie-Auslieferung, Reminder, Video-Serien oder Nachfassaktionen. Das spart Zeit und sorgt für einen klaren Ablauf.
Was brauche ich, um mit WhatsApp Marketing zu starten?
Du brauchst eine WhatsApp Business Nummer (am besten eine separate) und ein passendes Tool wie ManyChat oder Brevo. Dann kannst du direkt loslegen.
Wie teuer ist WhatsApp Marketing?
Wenn du WhatsApp professionell nutzen möchtest, bezahlst du in der Regel pro versendeter Nachricht. Der Preis richtet sich nach dem Land des Empfängers und der Art der Nachricht. In Deutschland liegt der Preis für Marketingnachrichten aktuell bei ca. 0,15 € netto pro Konversation, die du selbst startest (Stand: 2025).
Je nach Tool können weitere Kosten dazukommen – zum Beispiel durch monatliche Grundgebühren, Setup-Gebühren oder Volumentarife.
Deshalb lohnt es sich, nicht nur auf die Nachrichtenpreise zu schauen, sondern auch auf das gesamte Preismodell des Anbieters.
Kann ich WhatsApp Marketing auch als Einzelunternehmer umsetzen?
Absolut. Gerade für Solo-Coaches oder Therapeuten ist WhatsApp ein großartiger Kanal, um persönliche und automatisierte Kommunikation zu verbinden. Du brauchst kein Team sondern nur ein klares System.
Wie bekomme ich Kontakte für meinen WhatsApp-Verteiler?
Über Freebies, Webinare, Mini-Kurse, Live Events und Aufsteller in Praxisräumen oder einfache „Klick-zu-WhatsApp“-Buttons auf deiner Website oder in Ads. Wichtig ist, dass du dir immer die ausdrückliche Zustimmung holst.
7. Wie aufwendig ist die Einrichtung eines Tools wie ManyChat?
Das hängt davon ab, wie tief du einsteigen willst. Für das Einrichten des Accounts und erste einfache Automationen brauchst du nur wenige Stunden.
