WhatsApp ist längst mehr als ein privater Messenger. Auch viele Coaches und Therapeutinnen überlegen, wie sie den Kanal sinnvoll für ihr Business nutzen können. Schließlich ist WhatsApp in fast allen Altersgruppen etabliert, direkt, niedrigschwellig und schnell.
Doch im beruflichen Einsatz wird es schnell unübersichtlich. Was genau ist ein Broadcast? Wann ist eine Gruppe sinnvoll? Und was hat es mit den neuen Kanälen auf sich? Vor allem aber: Welche der Funktionen darfst du als Coach oder Therapeut:in überhaupt geschäftlich nutzen?
In diesem Artikel erkläre ich dir, was technisch hinter Broadcasts, Gruppen und Kanälen steckt, welche rechtlichen Risiken bestehen und welche Alternative es gibt, wenn du WhatsApp professionell und datenschutzkonform einsetzen möchtest.
Inhalt
WhatsApp-Broadcasts
Ein Broadcast ist eine Funktion in der WhatsApp-App, mit der du dieselbe Nachricht gleichzeitig an viele Kontakte verschicken kannst. Die Empfänger sehen sich dabei nicht gegenseitig und erhalten deine Nachricht im Einzelchat.
Auf den ersten Blick wirkt das wie eine gute Lösung für Newsletter-ähnliche Inhalte. In der Praxis gibt es jedoch mehrere Haken.
Broadcasts über die App wirken nicht persönlich. Du kannst keine Namen oder individuelle Inhalte einfügen. Alle Empfänger erhalten exakt denselben Text. Die Nachricht mag wie eine Einzelnachricht aussehen, aber der Ton verrät dennoch, dass es sich um eine generische Mitteilung handelt.
Gerade in einem sensiblen und vertrauensbasierten Umfeld wie Coaching oder Therapie kann das distanzierend wirken.
Hinzu kommen technische Einschränkungen. Der Versand funktioniert nur, wenn deine Nummer beim Empfänger im Adressbuch gespeichert ist. Die maximale Empfängerzahl ist auf 256 Kontakte pro Liste begrenzt. Es gibt keine Möglichkeit zur Segmentierung und keine Automatisierung.
Auch datenschutzrechtlich ist der Broadcast-Versand über die App im Businesskontext problematisch. Es fehlt ein dokumentiertes Opt-in, es gibt keine sichere Verarbeitung der Kontaktdaten und keine Protokollierung. Die App ist leider einfach nicht für professionelles Direktmarketing in der EU vorgesehen.
Für Coaches und Therapeutinnen, die echte Beziehungen aufbauen wollen, ist der App-basierte Broadcast-Versand ungeeignet. Es fehlt an Individualisierung, Kontrolle und rechtlicher Absicherung.
WhatsApp-Gruppen
WhatsApp-Gruppen ermöglichen es mehreren Teilnehmern, in einem gemeinsamen Chat zu schreiben. Jeder kann Nachrichten lesen, antworten, Dateien senden oder Sprachaufnahmen teilen. Du als Admin kannst festlegen, wer der Gruppe beitreten darf und wer schreiben kann.
In Kurs- oder Gruppenprogrammen erscheint das auf den ersten Blick attraktiv. Du kannst allen Teilnehmern gleichzeitig Informationen schicken oder eine Community aufbauen.
Doch auch hier liegen die Probleme auf der Hand. Alle Teilnehmer sehen sich gegenseitig, inklusive Namen, Profilbild und Telefonnummer. Selbst wenn niemand schreibt, ist durch die bloße Mitgliedschaft in einer Gruppe potenziell erkennbar, worum es thematisch geht.
⚠️ Achtung: Gerade bei sensiblen Themen wie psychischer Gesundheit, Selbstwert oder beruflicher Neuorientierung kann das ein erhebliches Datenschutzrisiko darstellen!!!
Rechtlich brauchst du für die Einrichtung einer Gruppe die ausdrückliche und dokumentierte Einwilligung aller Teilnehmer. Auch dann solltest du dir genau überlegen, ob eine WhatsApp-Gruppe als Format geeignet ist. Viele Coaches unterschätzen den Verwaltungsaufwand und das Konfliktpotenzial, das in Gruppen entstehen kann.
WhatsApp-Gruppen sind nur in sehr klar abgegrenzten Kontexten sinnvoll. Ohne Einwilligung ist die Nutzung nicht erlaubt. Für den Erstkontakt oder für öffentlichere Inhalte sind sie ungeeignet.
WhatsApp-Kanäle
Kanäle sind das neueste Format bei WhatsApp. Du veröffentlichst Inhalte, und deine Follower sehen diese Beiträge in einer Art Feed. Es gibt keine Möglichkeit zur Antwort, keine Kommentarfunktion und keine direkte Verbindung zwischen dir und den Empfängern. Reaktionen sind nur über Emojis möglich.
Die Idee erinnert an Telegram-Kanäle. Auf den ersten Blick wirkt das praktisch und unkompliziert, doch in der Praxis hat das Format gravierende Schwächen.
Du erfährst nicht, wer dir folgt. Du bekommst keine Rückmeldung darüber, ob deine Inhalte gelesen werden. Du kannst nicht segmentieren, keine automatisierten Abläufe einbauen und keine Kontakte aufbauen.
Hinzu kommt auch hier wieder die datenschutzrechtliche Problematik. Kanäle bieten weder ein Opt-in-Verfahren noch eine sichere Verarbeitung der Nutzerdaten. Die Inhalte sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wenn du in der EU tätig bist und Personen mit Coaching- oder Therapieangeboten ansprichst, ist die Nutzung eines Kanals nicht rechtssicher.
Fazit: WhatsApp-Kanäle eignen sich nicht für vertrauensbasierte Kommunikation. Sie bieten keine Interaktion, keine Beziehung und keine Kontrolle. Sichtbarkeit ohne Verbindung bringt dir langfristig keine echten Klientinnen.
Die Optionen im Überblick
Was passiert, wenn du gegen die DSGVO verstößt?
Viele Coaches und Therapeut:innen wissen zwar, dass Datenschutz wichtig ist, unterschätzen aber die konkreten Risiken. Auch Einzelunternehmer:innen sind verpflichtet, personenbezogene Daten rechtmäßig zu verarbeiten. Dazu gehört auch die Kommunikation über Messenger-Dienste.
Wenn du ohne Einwilligung Nachrichten verschickst, Telefonnummern offenlegst oder Daten über WhatsApp verarbeitest, ohne dass ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt, verstößt du gegen die DSGVO.
Mögliche Konsequenzen:
- Abmahnungen durch Wettbewerber oder Verbraucherschutzorganisationen
- Beschwerden durch Betroffene bei der Datenschutzbehörde
- Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes
- Reputationsverlust bei Klientinnen und Partnern
In der Praxis sind die Bußgelder für Einzelpersonen natürlich meist geringer, können aber dennoch im vier- oder fünfstelligen Bereich liegen. Vor allem dann, wenn du keine schriftliche Einwilligung nachweisen kannst oder gar keine Maßnahmen zum Datenschutz getroffen hast.
Die professionelle Lösung: WhatsApp über die Business API nutzen
Wenn du WhatsApp wirklich professionell einsetzen willst, brauchst du ein System, das datenschutzkonform, skalierbar und technisch erweiterbar ist. Die WhatsApp Business API ist genau dafür entwickelt worden.
Sie funktioniert nicht über die App, sondern über offizielle Anbieter wie ManyChat. Dort erhältst du eine vollständig DSGVO-konforme Struktur mit Opt-in-Verfahren, Nachrichtenvorlagen, Hosting auf sicheren Servern und professionellen Automatisierungen.
Mit der API kannst du:
- Kontakte mit Double-Opt-in einsammeln
- automatisierte Willkommensnachrichten verschicken
- automatisierte Nachrichten personalisieren (z. B. Ansprache mit individuellem Vornamen)
- Follow-up-Sequenzen aufbauen
- deine Liste segmentieren und taggen
- nachweislich datenschutzkonform arbeiten
💡 Tipp: In meinem E-Book „So wird WhatsApp zum Klientenmagnet“ zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deinen eigenen WhatsApp-Kanal über die API aufbaust. Du bekommst nicht nur technische Anleitungen, sondern auch rechtliche Hinweise, Textvorlagen und Funnel-Beispiele aus der Praxis.
Fazit
Meine ehrliche Meinung: Wenn du WhatsApp wirklich professionell nutzen willst, vergiss Gruppen und Channels. Sie wirken auf den ersten Blick praktisch, sind aber weder persönlich noch datenschutzkonfrom. Genau das brauchst du aber, wenn du Vertrauen aufbauen und langfristig Klienten gewinnen möchtest.
Ein Broadcast über die normale Whats App Buisness App kann kurzfristig funktionieren, stößt aber schnell an seine Grenzen. Du kannst keine Kontakte segmentieren, keine Abläufe automatisieren und riskierst, dass Meta deinen Account sperrt, sobald du zu viele Nachrichten versendest.
Die einzige Lösung, die auf Dauer wirklich funktioniert, ist die WhatsApp Business API über einen offiziellen Anbieter wie ManyChat. Damit richtest du deinen Kanal professionell ein, arbeitest datenschutzkonform und schaffst eine persönliche Verbindung zu deinen Kontakten, die weit über E-Mail-Marketing hinausgeht.
Wenn du wissen möchtest, wie du das Schritt für Schritt umsetzt, dann lies meinen Leitfaden zu WhatsApp-Marketing für Coaches und Therapeut:innen. Dort zeige ich dir, wie du deinen Kanal so aufbaust, dass WhatsApp zu deinem stärksten Werkzeug für neue Klienten wird.
FAQ
Kann ich in WhatsApp einfach alle Kontakte gleichzeitig anschreiben, die mir schon mal geschrieben haben?
Nein. Auch wenn ein Kontakt dir bereits geschrieben hat, brauchst du eine dokumentierte Einwilligung, bevor du ihm regelmäßig Nachrichten senden darfst. Ohne Opt-in gilt der Versand als unzulässiges Direktmarketing.
Sind WhatsApp-Gruppen erlaubt, wenn alle freiwillig beitreten?
Nur, wenn du die Einwilligung aller Teilnehmerinnen dokumentierst und klar kommunizierst, welche Daten sichtbar sind. Du trägst die Verantwortung dafür, dass niemand ohne Zustimmung hinzugefügt wird.
Kann ich WhatsApp-Kanäle nutzen, um meine Reichweite zu erhöhen?
Du kannst es technisch tun, aber nicht rechtlich bleibt es immer problematisch. Kanäle bieten kein Opt-in, keine Verschlüsselung und keine Kontrolle. Für datenschutzkonforme Kommunikation in der EU sind sie ungeeignet.
Was unterscheidet die WhatsApp-App von der WhatsApp API?
Die App ist für private Kommunikation gedacht und nicht rechtssicher im geschäftlichen Kontext. Die API ist die offizielle Schnittstelle für Unternehmen, inklusive Datenschutz, Automatisierung und zentraler Verwaltung.
Ist der Einstieg in die API technisch kompliziert?
Nein, wenn du mit einem Anbieter wie ManyChat arbeitest. Die technische Einrichtung ist dort visuell geführt. Mein E-Book erklärt dir alle Schritte verständlich, auch wenn du kein Technikprofi bist.
Was kostet mich die Nutzung der API?
Je nach Anbieter entstehen monatliche Grundgebühren und geringe Kosten pro Nachricht. Im Vergleich zu klassischen Newsletter-Tools oder Werbebudget ist die API-Nutzung oft effizienter und persönlicher.
